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RHS · Informative e dati personali

Privacy

Come trattiamo i dati sul sito e gestiamo i cookie,
nei servizi RHS, nel CRM e nelle nostre app.

Usi RHS CRM o le app RHS? Leggi l’informativa dedicata a CRM, Android, iPhone e iPad.

Informativa sulla privacy

Ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13, del Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE.

Gentile utente desideriamo informarLa che il Regolamento Europeo n. 679 del 27 aprile 2016 sul trattamento dei dati personali prevede la tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali. Ai sensi dell'articolo 13 del REG. UE 2016/679, La invitiamo a prendere visione dell’informativa. I trattamenti strettamente necessari alle richieste precontrattuali dell’interessato, all’esecuzione del contratto e agli obblighi di legge si fondano sull’art. 6, par. 1, lettere b) e c), del GDPR e non richiedono un consenso obbligatorio. La presa visione non autorizza attività di marketing o profilazione.

Il TItolare del trattamento dei dati è la ditta RHS s.r.l. con sede a Riesi (CL) in via Alcide de Gasperi 4, di cui DPO Riccobene Vincenzo.

Il trattamento dei dati personali forniti è finalizzato unicamente a :

  1. a) esecuzione del contratto;
  2. b) adempimento di obblighi previsti da leggi connessi al rapporto contrattuale;
  3. c) gestione del contratto, ad esempio rapporti con agenti, rappresentanti, committenti e/o appaltatori;
  4. d) eventuali collaborazioni professionali esterne per l’adempimento degli obblighi di legge;
  5. e) tutela dei diritti contrattuali;
  6. f) analisi statistiche interne;
  7. g) attività di marketing attraverso l’invio di materiale promozionale e pubblicitario inerente prodotti o servizi analoghi a quelli oggetto del rapporto commerciale in essere.

I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere gli incaricati al trattamento dei dati. Il trattamento potrà anche essere effettuato da terzi che forniscono specifici servizi elaborativi, amministrativi o strumentali necessari per il raggiungimento delle finalità di cui sopra. Tutte le operazioni di trattamento dei dati sono attuate in modo da garantire l’integrità, la riservatezza e la disponibilità dei dati personali.

In relazione alle finalità indicate su, i dati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti (a mero titolo esemplificativo) : aziende, istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti; amministrazioni finanziarie o istituti pubblici in adempimento di obblighi normativi; società e studi legali per la tutela dei diritti contrattuali; agenti, rappresentanti; committente e/o appaltatore nell’ambito del contratto di appalto/subappalto.

Diritti di cui agli art. 15, 16, 17 1​8, 20, 21 ​​e 22 del REG. UE 2016​/679

La informiamo che in qualità di interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo a all’Autorità di controllo, i diritti qui sotto elencati, che potrà far valere rivolgendo apposita richiesta al Titolare del trattamento e/o al responsabile del trattamento, come suindicati.

Art. 15-Diritto di accesso L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni riguardanti il trattamento.

Art. 16 – Diritto di rettifica L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l'interessato ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Art. 17 – Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio) L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l'obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali.

Art. 18 – Diritto di limitazione del trattamento L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l'interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.

Art. 20 – Diritto alla portabilità dei dati L'interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti. Nell'esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati a norma del paragrafo 1, l'interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all'altro, se tecnicamente fattibile.

Art. 21 – Diritto di opposizione L'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.

Art. 22 – Diritto di non essere sottoposto a processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione L'interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.

Informativa per RHS CRM e le app Android, iPhone e iPad

Aggiornamento: 16 ottobre 2026. Questa sezione integra l’informativa generale di RHS e descrive i trattamenti svolti attraverso il CRM web e le app RHS CRM. Si rivolge agli operatori autorizzati e alle persone i cui dati vengono gestiti nel CRM: clienti, referenti e soggetti coinvolti nei servizi e nell’assistenza. Le indicazioni specifiche di questa sezione si riferiscono a tali strumenti.

Titolare e contatti privacy

Il titolare del trattamento è RHS SRL, Via Alcide De Gasperi 4, 93016 Riesi (CL), Italia. Per informazioni o richieste sui dati personali: info@rhs.it. Il Responsabile della protezione dei dati indicato da RHS è Vincenzo Riccobene, contattabile allo stesso indirizzo specificando nell’oggetto «DPO – RHS CRM».

Destinatari delle app e accesso

RHS CRM è uno strumento di lavoro per amministratori, operatori e tecnici autorizzati RHS. L’accesso richiede un’utenza assegnata e una connessione a internet; dati e funzioni disponibili dipendono dai permessi. Non è prevista la registrazione pubblica nell’app. Gli amministratori autorizzati possono creare e gestire utenze degli operatori. Il servizio non è destinato ai minori.

Dati trattati e provenienza

I dati provengono dall’interessato, dagli operatori autorizzati, dai rapporti contrattuali e dai sistemi collegati alle funzioni utilizzate. Il CRM e le app possono trattare:

  • Identità e contatti: nome, ragione sociale, username, identificativi, ruolo, email, telefono, indirizzi e dati fiscali necessari ai rapporti con RHS; contatti e referenti aziendali gestiti nel CRM.
  • Servizi e amministrazione: contratti, servizi, interventi, appuntamenti, inventario, fatture, acquisti, importi, residui, pagamenti e riferimenti delle transazioni. Le funzioni finanziarie possono comprendere IBAN, mandati e informazioni bancarie già presenti nel CRM.
  • Comunicazioni e contenuti: messaggi, email, conversazioni WhatsApp, ticket, note, attività, documenti e allegati acquisiti o selezionati dall’operatore, comprese foto, video e registrazioni audio.
  • Calendario e posizione: eventi degli account collegati e coordinate utilizzate nelle funzioni geografiche o richieste dal servizio POS. La posizione del dispositivo può essere usata anche dal fornitore dei pagamenti per verificare il luogo dell’operazione e prevenire frodi.
  • Accesso, dispositivo e funzionamento: credenziali, sessioni, identificativi di utente o installazione, token per le notifiche, versione dell’app, informazioni tecniche del dispositivo, interazioni, diagnostica e registri operativi necessari al servizio e alla sicurezza.

La presenza di contatti dei clienti nel CRM non comporta di per sé la lettura della rubrica personale del telefono. Non inserire nei campi liberi o negli allegati dati particolari o altri dati non necessari al servizio.

Finalità e basi del trattamento

  • Gestione di clienti, contratti, servizi e assistenza: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato; per i recapiti dei referenti di organizzazioni clienti, legittimo interesse a gestire il rapporto professionale.
  • Accesso degli operatori e organizzazione delle attività: gestione del rapporto di lavoro o collaborazione e legittimo interesse di RHS all’organizzazione, alla continuità e alla protezione della propria attività, nel rispetto delle norme applicabili.
  • Fatturazione, incassi e adempimenti: esecuzione del rapporto contrattuale e obblighi amministrativi, contabili, fiscali e normativi.
  • Sicurezza, diagnosi, prevenzione di abusi e tutela dei diritti: legittimo interesse di RHS a proteggere account, sistemi, persone e rapporti contrattuali; obblighi di legge quando applicabili.
  • Funzioni facoltative e servizi collegati: utilizzo richiesto dall’operatore e base giuridica pertinente al rapporto e ai dati interessati. Quando è necessario il consenso, questo viene richiesto separatamente ed è revocabile per i trattamenti futuri.

I dati di accesso e quelli indispensabili alla singola operazione sono necessari per erogarla. Il mancato conferimento dei dati facoltativi o il rifiuto di un permesso può impedire la relativa funzione, senza impedire l’uso delle altre funzioni disponibili. Le app non sono destinate alla pubblicità comportamentale. L’informativa generale sulle eventuali comunicazioni commerciali non rende obbligatorio un consenso marketing per usare RHS CRM.

Sofia e servizi di intelligenza artificiale

Sofia utilizza le API di OpenAI. Nella schermata Sofia delle app l’operatore riceve una richiesta di conferma prima dell’invio. Il CRM può trasmettere la domanda, la cronologia recente e il contesto pertinente consultato dall’assistente, ad esempio informazioni su clienti, servizi, comunicazioni, attività, ticket e fatture, secondo richiesta e permessi. La conferma può essere annullata prima dell’invio e si può continuare a usare il CRM senza questa funzione.

Le risposte di Sofia possono contenere errori e devono essere verificate. Le operazioni sono soggette ai permessi e ai controlli del CRM. La conferma dell’operatore non sostituisce la base giuridica necessaria a trattare i dati di un cliente. Le altre automazioni eventualmente configurate nel CRM web seguono le proprie impostazioni e non sono attivate dalla sola apertura della schermata Sofia nell’app.

Eliminare una conversazione locale non rimuove automaticamente registri, proposte operative o copie già conservate dal server o dal fornitore. Le condizioni del servizio API sono disponibili nelle informazioni OpenAI per i servizi aziendali e nell’accordo sul trattamento dei dati OpenAI. Non viene dichiarato un regime di assenza totale di conservazione da parte dei fornitori.

La dettatura su iPhone e iPad è distinta da Sofia: usa il riconoscimento vocale Apple, sul dispositivo quando supportato o tramite i servizi Apple secondo i permessi del sistema. Per inviare a Sofia il testo ottenuto serve la successiva conferma. Su Android la dettatura può essere fornita dalla tastiera scelta dall’utente.

POS telefono e altri pagamenti

Il POS usa Stripe Terminal e, su iPhone compatibili, Tap to Pay su iPhone di Apple. La richiesta è associata alla fattura; il CRM tratta importo, stato e riferimenti dell’operazione e aggiorna il saldo dopo la conferma. Stripe e Apple possono trattare informazioni del mezzo di pagamento, dispositivo, posizione, interazioni e dati tecnici per elaborazione, sicurezza, prevenzione delle frodi e adempimenti applicabili.

Lettura contactless e PIN, quando richiesto, sono gestiti dalle interfacce del fornitore. Non comunicare il PIN o il numero completo della carta nelle chat, nelle note o nelle richieste a Sofia. I dati finanziari delle altre funzioni, compresi IBAN, mandati e addebiti diretti tramite GoCardless quando configurato, restano distinti dalla lettura contactless.

Permessi del telefono e notifiche

I permessi di sistema regolano, secondo piattaforma e funzione, notifiche, posizione, fotocamera, foto, microfono e riconoscimento vocale. Possono essere gestiti nelle impostazioni del dispositivo. Le notifiche passano attraverso Apple APNs o Google Firebase Cloud Messaging, che utilizzano identificativi e token dell’installazione e dati tecnici necessari alla consegna. Disabilitare le notifiche non cancella l’account. La gestione dell’account non comporta automaticamente lo scollegamento dell’esercente Apple o Stripe condiviso dall’azienda.

Destinatari, fornitori e trasferimenti internazionali

I dati sono accessibili al personale autorizzato RHS secondo i ruoli. Le categorie di destinatari comprendono fornitori di infrastruttura, hosting e archiviazione, posta e comunicazioni, assistenza, pagamenti, servizi AI e notifiche. In base alla funzione utilizzata sono coinvolti IDrive E2 per archiviazione e backup, Mailjet per la posta applicativa, OpenAI per Sofia, Apple e Google/Firebase per i servizi dei dispositivi e le notifiche, Stripe e GoCardless per i pagamenti, Meta/WhatsApp per le conversazioni e i sistemi gestionali, di fatturazione, calendario e fornitura dei servizi collegati al CRM, compreso Splynx quando utilizzato.

Il ruolo dei destinatari dipende dal servizio: possono trattare dati per conto di RHS o, per proprie finalità previste dalla legge e dalle condizioni del servizio, come titolari autonomi, ad esempio per determinati adempimenti e controlli del pagamento. Non vengono rese pubbliche le anagrafiche o le conversazioni del CRM.

Alcuni servizi operano a livello internazionale e possono comportare trattamenti fuori dallo Spazio economico europeo. Non viene garantito che ogni dato resti esclusivamente in Italia o nell’Unione europea. Le condizioni dei servizi internazionali prevedono, secondo il servizio e il trasferimento, strumenti quali decisioni di adeguatezza e clausole contrattuali standard. Per conoscere destinatari, paesi e garanzie riferibili al proprio trattamento o richiedere le relative informazioni, contattare RHS o il DPO a info@rhs.it.

Ulteriori informazioni sui servizi: Stripe, GoCardless, Apple, Firebase, Mailjet, IDrive e WhatsApp.

Conservazione

RHS ha adottato i seguenti criteri organizzativi, applicati secondo finalità, decorrenza del documento, obblighi e necessità di tutela dei diritti:

  • Utenze: cessazione dell’accesso quando termina l’autorizzazione; cancellazione o anonimizzazione dei dati non più necessari entro 30 giorni dalla chiusura, fatti salvi riferimenti da conservare per obblighi o esigenze documentate.
  • Clienti e contratti: durata del rapporto e conservazione successiva del fascicolo minimo necessario; per la documentazione contrattuale necessaria, riferimento di 10 anni dalla cessazione, con verifica delle singole categorie.
  • Contabilità e pagamenti: 10 anni secondo la decorrenza applicabile al documento, salvo obblighi più lunghi, accertamenti o controversie.
  • Comunicazioni, ticket, note, task e allegati operativi: 24 mesi dalla chiusura della pratica, completamento o ultima attività pertinente; i documenti soggetti ad altri obblighi sono separati. Per upload abbandonati, riferimento di 30 giorni dopo la verifica dei collegamenti.
  • Calendario: 12 mesi per i semplici appuntamenti; le copie negli account esterni seguono anche le regole del relativo servizio.
  • Sofia: 30 giorni per contenuti eventualmente persistiti e proposte concluse; operazioni pendenti o con esito incerto sono conservate fino alla riconciliazione.
  • Registri tecnici e dispositivi: 30 giorni per log tecnici dettagliati, salvo estratti per incidenti; 6 mesi come criterio per registri di accesso amministrativo e sicurezza; 90 giorni per registrazioni di dispositivi inattivi senza sessioni valide.
  • Backup: finestra ordinaria prevista di 30 giorni per copie operative e 90 giorni per copie di rilascio e ripristino, preservando le copie verificate necessarie al recupero e le eventuali conservazioni motivate.

Questi criteri non attivano cancellazioni automatiche. L’attuazione è gestita con verifiche manuali di obblighi, pratiche aperte, archivi e copie presso i fornitori. In caso di ripristino devono essere rispettate le revoche e le cancellazioni già completate. I tempi dei fornitori e le eventuali conservazioni imposte loro dalla legge possono differire secondo servizio e trattamento.

Richiesta di cancellazione dell’account e altri diritti

Puoi iniziare la richiesta del tuo account operatore nell’app, da Altro → Account e notifiche → Cancellazione account, oppure dalla pagina Richiedi cancellazione account RHS CRM, anche senza l’app installata. Il percorso richiede accesso e conferma, mostra riferimento, stato e termine previsto e permette di ritirare una richiesta attiva. Se non puoi più accedere, contatta info@rhs.it indicando il nome utente, senza inviare password o dati delle carte.

L’invio registra una richiesta: non elimina né disattiva immediatamente l’account e non annulla contratti, fatture o pagamenti dei clienti. RHS verifica identità, dati associati, copie e obblighi, quindi comunica l’esito e gli eventuali motivi di conservazione. La chiusura dell’utenza e la cancellazione dei dati sono passaggi distinti. Il riscontro è fornito nei termini previsti dalla normativa; eventuali proroghe e motivazioni vengono comunicate.

Nei casi previsti puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei dati e revocare i consensi per il futuro, senza pregiudicare i trattamenti precedenti. Puoi contattare RHS o il DPO a info@rhs.it e proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per richieste riguardanti dati di un cliente, specifica tale ambito invece dell’utenza operatore.

Protezione dei dati e aggiornamenti

Le app si collegano al CRM tramite HTTPS. Autenticazione, ruoli, controlli lato server e registri operativi limitano l’accesso e consentono le verifiche. Il servizio non viene descritto come cifrato da un capo all’altro per ogni trattamento. Questa pagina sarà aggiornata quando cambiano in modo rilevante funzioni o pratiche; la data della sezione identifica l’ultimo aggiornamento dell’informativa CRM.

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